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異動の季節 業務引継ぎを円滑に進めるには?




すっかり春めいてきました。
フレッシュな新入社員がやってくる時期であるとともに、異動の時期でもあります。
部署を異動する人、担当替えとなる人は、後任者に業務を引き継ぐことになりますが、この引継ぎがうまくいかないと、社内だけではなく取引先などにも迷惑をかけるおそれがあります。
引継ぎを円滑に進める極意はないものでしょうか?


◆上手に仕事内容を伝達する

引継ぎは、これまで携わってきた仕事内容や仕事の進め方を後任者に伝達することです。
後任者が困らないように、上手に伝達することが求められます。
後任者に伝えたいのは、まずは1週間などの一定時間軸でのおおまかな仕事の流れで、取引先との商談中によく出る話題や取引先が気にする点などの情報も重要です。
後任者に伝達する際のコツは、1度に伝えるのは話したいことの8割程度にとどめること。
1度にすべてを話しても、伝わりにくかったり、後任者の理解が追いつかなかったりするためです。
仕事を引き継いだ後、後任者から疑問や質問が寄せられたときに随時対応したほうが効率的です。
営業担当などの場合、資料の引継ぎや取引先の紹介などに十分な時間が割けないこともあるでしょう。
短時間でおおまかなことしか伝達できない場合は、過去の付き合いや取引の経緯などを優先的に伝えることが大切です。
また、名刺なども含め、付き合いの中で得た情報は、後任者が仕事しやすいように提供するのが原則です。
相手先の特徴、現在の仕事の進捗状況などについては、後任者だけでなく、社内の上司にもきちんと伝えます。
上司が後任者のサポート役に回ることが多いからです。


◆業務のマニュアルやバイブルを作成する

会社組織には異動が付きものですが、仕事を引き継ぐ側も引き継がれる側も、本来の業務の傍ら、引継ぎ業務を十分にできるとは限りません。
そこで、仕事のやり方を誰にでもすぐ伝えられるように、日頃から業務のマニュアルやバイブルを作っておくのが効率的です。
これらには、普段の仕事の流れや相手先の特徴、必要とされる知識、業界の最新動向などをまとめておきます。


◆引継ぎ後にフォローを入れることも大切

業務を引き継いだ後、後任者が困ったときなどは、自分の新しい業務に支障が出ない範囲で後任者を手助けすることも必要です。
例えば、担当を外れた後、かつての取引先と出会ったときなどにフォローを入れておくことは、後任者にとってありがたいものです。
なお、担当を外れた後に、取引先との付き合いが仕事を超えたものに発展することは問題ありませんが、そこでの付き合いで仕事に関係する話が出たら、後任者にきちんと伝えるなどの配慮が必要です。


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